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Outlookのpstファイルサイズの上限は50GB
Outlookのメールはpstという拡張子の1つのファイルに格納されます。pstファイルの上限は50GBとなっています。会社で利用しているメーラーであれば意外とこのくらいの容量には普通に達してしまいます。上限に達してしまった場合、フィルタ処理がうまくいかなかったりメールが受信できなくなったり業務に支障が出るため、メールを別のpstファイルを作成し移動するなどの作業が必要となります。
利用頻度の多くないフォルダで容量を多く締めているフォルダを別のpstファイルに移動させていく、という作業を行う必要があります。
Outlookの機能ではフォルダサイズ順にソートできない
Outlookのフォルダごとの利用中のデータサイズはメールの画面からアカウントを選択し右クリック -> [データ ファイルのプロパティ] -> [フォルダーのサイズ]から
以下のように確認することができます。
しかし、このウインドウ、マイクロソフトらしからぬ使いにくさで、サイズでソートしたり、サブフォルダーを全表示し、スクロールせずに一覧で見るようなことができません。
この絵のようにフォルダが多数ある人の場合、どのフォルダサイズが最も容量を締めているか探すだけで一苦労です。
フォルダサイズを出力する方法
さて、どうすればよいかというと GetWindowText を利用します。
ダウンロードし、起動すると以下のウインドウが表示されます。
設定として [オプション] -> [リストビューの全領域を読み込む] をチェックしておきましょう。
これで左のマークをさっきのOutlookのフォルダーサイズのウインドウのサブフォルダの場所へドラッグ・アンド・ドロップします。選択されている画面が下記のように黒枠が表示されます。
すると、GetWindowText のテキストエリアにサイズ、合計サイズ含めてテキストで表示されます。これをExcelなどへコピペすればOKです。
Excelで整形のしかた(ちょっとだけ補足)
コピペしたテキストサイズはKB単位をなってますので、SUBSTITUTE関数 を使って、” KB”を削除、そして VALUE関数 を使って数値として扱い、コピー＆値として貼り付けを行うことで数値として扱うことができます。
あとはよしなに、並び替えをすればどのフォルダが最も容量を利用しているかが分かります。
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